Praxiserfahrung trifft auf fundierte Automatisierungskompetenz
Seit 2019 begleiten wir mittelständische Unternehmen dabei, ihre Finanzprozesse zu entschlüsseln und schrittweise zu automatisieren. Unser Ansatz basiert auf realen Projekterfahrungen mit über 140 Betrieben aus unterschiedlichsten Branchen.
Henrik Vollrath
Leiter Prozessautomatisierung
Henrik hat seine Karriere in der Buchhaltung einer Spedition begonnen, wo er täglich mit manuellen Rechnungsprozessen kämpfte. Diese Erfahrung prägt bis heute seine Arbeitsweise. Er konzentriert sich darauf, komplexe Automatisierungslösungen so zu erklären, dass auch Personen ohne technischen Hintergrund sie verstehen und anwenden können.
Unsere Herangehensweise
Wie wir Wissen über Finanzautomatisierung vermitteln
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Problemorientierte Beispiele aus echten Projekten
Wir arbeiten mit konkreten Fällen, die wir selbst erlebt haben. Ein Produktionsbetrieb hatte beispielsweise 2024 Probleme mit doppelten Zahlungen an Lieferanten. So etwas nehmen wir auseinander und zeigen Schritt für Schritt, wie sich das hätte vermeiden lassen.
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Schrittweise Kompetenzaufbau ohne Überforderung
Niemand wird über Nacht zum Automatisierungsprofi. Wir beginnen mit den Grundlagen der Prozessdokumentation und steigern die Komplexität erst, wenn Sie die vorherigen Konzepte wirklich verstanden haben. Das dauert manchmal länger, führt aber zu nachhaltigem Verständnis.
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Direkte Anwendung auf Ihre Unternehmenssituation
Theorie ist wichtig, aber sie muss zu Ihrem Geschäftsmodell passen. Wir nehmen Ihre tatsächlichen Finanzprozesse als Ausgangspunkt und entwickeln gemeinsam Automatisierungsstrategien, die realistisch umsetzbar sind.
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Ehrliche Einschätzung von Möglichkeiten und Grenzen
Nicht jeder Prozess lässt sich sinnvoll automatisieren. Wir sagen Ihnen klar, wo Automatisierung Mehrwert bringt und wo menschliche Entscheidungen unverzichtbar bleiben. Diese Ehrlichkeit erspart Ihnen Zeit und Ressourcen.
Typische Hindernisse bei der Finanzautomatisierung
In den letzten Jahren haben wir immer wieder dieselben Probleme bei Automatisierungsprojekten beobachtet. Hier sind die häufigsten Stolpersteine und wie wir damit umgehen.
Unklare Prozessdokumentation
Viele Unternehmen wissen gar nicht genau, wie ihre aktuellen Abläufe funktionieren. Wir beginnen deshalb immer mit einer gründlichen Prozessaufnahme. Das kostet zwar Zeit am Anfang, verhindert aber spätere teure Fehlentwicklungen. Ein Handelsunternehmen hat 2024 dadurch drei Monate Implementierungszeit gespart.
Widerstand im Team gegen neue Systeme
Automatisierung bedeutet Veränderung, und die macht vielen Mitarbeitern Angst. Wir binden deshalb von Anfang an alle Beteiligten ein und zeigen konkret, wie die Systeme ihre tägliche Arbeit erleichtern statt ersetzen. Bei einem Dienstleister konnten wir so die Akzeptanz von 40 auf 85 Prozent steigern.
Unrealistische Erwartungen an Geschwindigkeit
Solide Automatisierung braucht Zeit. Wir erstellen realistische Zeitpläne mit klar definierten Meilensteinen. So wissen alle Beteiligten, wann welche Ergebnisse zu erwarten sind. Ein schrittweiser Rollout über mehrere Monate führt zu deutlich stabileren Systemen als überhastete Komplettumstellungen.
Entwicklungen in der Finanzautomatisierung
Die Branche verändert sich ständig. Hier sind unsere Beobachtungen zu aktuellen Trends und wohin sich die Technologie voraussichtlich bewegt. Diese Einschätzungen basieren auf Marktanalysen und Gesprächen mit über 200 Unternehmen im letzten Jahr.
Verstärkte API-Integration zwischen Systemen
Immer mehr Softwareanbieter öffnen ihre Systeme für Schnittstellen. Das erleichtert die Automatisierung erheblich. Wir sehen derzeit besonders bei Buchhaltungssoftware und Bankensystemen deutliche Fortschritte. Allerdings bleiben Standardisierungsprobleme eine Herausforderung.
Zunehmende Bedeutung von Datenqualität
Automatisierung funktioniert nur mit sauberen Daten. Unternehmen investieren deshalb verstärkt in Datenbereinigung und Qualitätssicherung. Wir beobachten, dass erfolgreiche Projekte mindestens 30 Prozent ihrer Zeit für Datenaufbereitung einplanen.
Spezialisierte Lösungen für Mittelstand
Die Anbieter entwickeln zunehmend Tools, die speziell auf mittelständische Strukturen zugeschnitten sind. Früher mussten sich kleinere Unternehmen mit überladener Konzern-Software herumschlagen. Das ändert sich gerade spürbar. Wir erwarten hier weitere Verbesserungen.
Wachsende Regulierungsanforderungen
Die gesetzlichen Vorgaben für digitale Finanzprozesse nehmen zu. Das betrifft besonders Archivierung und Nachvollziehbarkeit. Automatisierungslösungen müssen diese Anforderungen von Anfang an berücksichtigen. Nachträgliche Anpassungen sind oft kompliziert und teuer.
Lutz Rademann
Spezialist für Systemintegration
Lutz kommt aus der IT-Beratung und hat jahrelang Warenwirtschaftssysteme implementiert. Er weiß genau, wo die Schnittstellen zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen knirschen. Seine Stärke liegt darin, technische Lösungen so zu gestalten, dass sie mit bestehenden Systemen harmonieren statt neue Insellösungen zu schaffen.
- Integration von ERP-Systemen mit Buchhaltungssoftware
- Datenmigrationsstrategien für bestehende Systeme
- Entwicklung von Fallback-Lösungen bei Systemausfällen
- Schulung von IT-Abteilungen in Automatisierungstechnologien
Praxisbeispiel
Ein typisches Automatisierungsprojekt aus 2024
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Ausgangssituation beim Kunden
Ein Großhändler mit 45 Mitarbeitern verarbeitete monatlich etwa 2800 Eingangsrechnungen manuell. Die Buchhaltung bestand aus vier Personen, die praktisch nur mit Rechnungseingabe beschäftigt waren. Zahlungsfristen wurden regelmäßig überschritten, Skontoerträge gingen verloren.
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Unsere Vorgehensweise
Wir haben drei Wochen lang die bestehenden Prozesse dokumentiert und analysiert. Dabei stellte sich heraus, dass 60 Prozent der Rechnungen einem wiederkehrenden Muster folgten. Diese konnten wir automatisieren. Die restlichen 40 Prozent erforderten weiterhin manuelle Prüfung, aber mit deutlich besserer Vorsortierung.
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Implementierung in drei Phasen
Phase eins war die digitale Erfassung aller Eingangsrechnungen. Das dauerte zwei Monate inklusive Schulung. Phase zwei brachte die automatische Kontierung für Standardlieferanten. Phase drei optimierte die Workflows für Ausnahmefälle. Gesamtdauer: sieben Monate von Projektstart bis Vollbetrieb.
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Messbare Ergebnisse nach einem Jahr
Die Bearbeitungszeit pro Rechnung sank von durchschnittlich 8 Minuten auf 2 Minuten. Das Team konnte sich auf Ausnahmefälle und Lieferantenverhandlungen konzentrieren. Die Skontoausnutzung stieg von 45 auf 82 Prozent. Interessanterweise gab es keine Personalreduktion, sondern eine Verlagerung auf wertschöpfendere Tätigkeiten.
Realistische Erwartungen
Was Automatisierung leisten kann
Automatisierung ist kein Wundermittel. Sie reduziert repetitive Tätigkeiten und minimiert Fehlerquoten, ersetzt aber nicht die fachliche Expertise Ihrer Mitarbeiter. Die besten Ergebnisse erzielen Unternehmen, die Automatisierung als Werkzeug verstehen, das Menschen unterstützt statt sie zu ersetzen. Planen Sie realistisch neun bis zwölf Monate für ein solides Automatisierungsprojekt ein.